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Dicas simples de produtividade para organizar sua vida no trabalho

Aproveito esta oportunidade para reproduzir, contextualizadamente, o artigo de David Lavenda, publicado no site “Entrepreneur” no início deste ano em 13 de janeiro de 2017. David nos traz de forma simples, organizada e objetiva, boas dicas de produtividade para nosso dia a dia no trabalho, e que se aplicam também em nossas vidas.

Produtividade tem tudo a ver com eficiência - fazer mais, mais rápido e com menos. E com as demandas crescentes do dia a dia, a qualquer hora, em qualquer lugar, nunca foi mais importante se produtivo. Para obter o máximo do nosso dia, precisamos nos concentrar em três segmentos da nossa vida.

Tempo

Os seres humanos são notoriamente pobres em multitarefas, portanto, gerenciar o tempo é fundamental para melhorar a produtividade. O maior tempo sugado é inesperado e geralmente em tarefas sem importância. Todos nós sabemos o nosso desejo enorme de ler o e-mail que acabou de chegar ou dar uma olhada na última notificação de “pop-up” - uma inclinação que o psicólogo Daniel Levitan, chama do viés da novidade. Essa troca involuntária de tarefas consome mais tempo do que imaginamos. A cientista Gloria Mark da Universidade da Califórnia divulgou que leva uma média de 26 minutos para nos recuperarmos de interrupções triviais. Para evitar isso, devemos planejar nosso dia e agrupar as interrupções inesperadas.

1. Comecar o dia com o tempo próprio estruturado: percorrer o e-mail e atualizações de mídia social que se amontoaram durante a noite e fazer uma triagem do volume acumulado. Eliminar assuntos com respostas rápidas e redirecionamento, para que outras pessoas possam começar a trabalhar com tarefas compartilhadas. Agendar as tarefas maiores. E apagar o material informativo ou não importante.

2. Usar o tempo de viagem para completar as tarefas de comunicação rápida: é sempre bom usar o tempo de locomoção para ganhar tempo com tarefas rápidas, de forma segura, é claro. Durante as viagens, podemos fazer um contato rápido com nossos interlocutores – e obter uma atualização sobre tarefas e projetos em abertos e saber se precisamos nos envolver. Ao chegarmos ao escritório, já temos uma ideia do andamento de várias tarefas e projetos.

3. Reduzir o tempo de todas as reuniões em 25 porcento: provavelmente, teremos a mesma quantidade de trabalho feito, pois sempre há tempo desperdiçado em reuniões com a chegada de todos, a configuração da sala e da agenda, até que se realmente comece a reunião. E há também um certo tempo desperdiçado no final. Se cortarmos uma reunião de cinco pessoas por dia de uma hora para baixo para 45 minutos, ganharemos de volta 25 horas por mês de tempo de trabalho. Isso é aproximadamente 300 horas por ano - quase dois meses de trabalho!

4. Programar pausas regulares durante o dia: correndo de uma reunião para outra não é produtivo, pois nos cansamos, e perdemos o foco. Devemos bloquear o tempo na agenda diária, e fazer pausas. Fazer dessas pausas uma rotina aumenta a previsibilidade, criando uma programação regular para manter nossa mente organizada. Se pudermos, fazer uma pausa de 10 a 20 minutos depois do almoço, também.

Espaço

"Espaço" refere-se ao ambiente - local de trabalho, bem como ao nosso espaço virtual. O espaço de trabalho pode não ser a fronteira final, mas é um elemento importante para aumentar a produtividade do trabalho. Aqui estão algumas dicas relacionadas ao espaço:

5. Trabalhar “offsite” ou “home-work” quando faz sentido: quando precisamos escrever um documento ou pesquisar um tópico, a ausência de interrupções do escritório irá melhorar a concentração. Algumas empresas estão descobrindo que deixar que os funcionários trabalhem em casa tem outras vantagens, incluindo o tempo de deslocamento reduzido, tempo de almoço mais curto e menos dias de ausência.

6. Consolidar o número de lugares que precisamos ir para obter informações: existem muitos aplicativos para navegar - e-mail, ferramentas de pesquisa, ferramentas de bate-papo, utilitários de mídia social e contatos, e sistemas operacionais para execução do nosso trabalho interno e externo no caso de vendas. Consolidar essas ações e rotinas tanto geograficamente, dentro do nosso escritório como no tempo, dentro na nossa agenda e rotina diária é fundamental no nosso dia a dia.

7. Desativar notificações “pop-up” em dispositivos móveis e na área de trabalho: não deixemos que os aplicativos interrompam nossa concentração com mensagens irritantes, o tempo todo. Vamos desativá-los, desliga-los, agora. E, limitarmos a verificação do e-mail para horários definidos durante o dia. Nós não vamos nos arrepender.

Mentalidade

Mentalidade, do original em inglês, “mindset”. Vamos nos colocar em uma posição onde podemos nos concentrar em fazer a tarefa certa para aquele momento:

8. Conversar, não mandar e-mail: peguemos o telefone ou andemos pelo corredor e vamos conversar diretamente com os colegas. Para pessoas geograficamente remotas, usemos o chat. Podemos prover ou receber orientação de forma precisa e evitar ou esclarecer mal-entendidos rapidamente. A quantidade de tempo desperdiçado perpetuando cadeias intermináveis ​​de e-mail é espantosa - e os erros inúteis gerados.

9. Cortar grandes problemas em pedaços menores: isso irá reduzir a sensação de sobrecarga e a procrastinação associada com o início de grandes projetos. Uma maneira prática de fazer isso é adotar um sistema gerenciador de tarefas no trabalho. Há infinitos softwares, para a gestão de tarefas é a quebra de grandes projetos de trabalho em etapas curtas. Ter uma solução à mão durante todo o processo reduz a ansiedade de enfrentar e executar grandes projetos.

10. Usar listas de verificação para tarefas repetitivas para reduzir erros: especialmente quando estamos sobrecarregados ou está trabalhando sob restrições de tempo, listas de verificação nos mantem na trilha certa.

E é sempre bom lembrarmo-nos de que, se mudarmos a forma como agimos, então teremos certamente mudanças, e com resultados concretos para nós mesmos, de maior eficiência – fazendo mais, mais rápido e com menos.

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