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Você está preparado para a retomada dos negócios? Seus processos, sistemas, e controles internos estão em dia?

Muito se tem falado ultimamente sobre liderança e gestão, e sobre como desempenhar seu papel de líder bem como sua função de gestor, de forma exemplar. Um dos grandes desafios de todo líder, na própria gestão, tem sido unir a estratégia às pessoas. Muitas empresas divulgam estratégias invejáveis em seus planos anuais e de médio prazo; têm em sua composição pessoas exemplares e admiráveis por sua formação e experiência, e mesmo assim, falham!

Enquanto na sua maior parte a estratégia é formada a partir da visão da liderança da empresa, seu fundador, diretor executivo e corpo diretivo, são as pessoas que compõem essa empresa e que irão executar essa estratégia. Essas pessoas, em cada uma de suas funções, é que darão vida à estratégia e proporcionarão o sucesso dessa empresa.

Dentre os muitos objetivos estratégicos de toda empresa, certamente alguns estão sempre em pauta. Sua estrutura organizacional; modelo de gestão e governança; o controle contínuo e recorrente de custos; e a satisfação dos clientes. E como fazer a gestão destes e de tantos outros objetivos? Acredito que o uso da Tecnologia da Informação (TI) pode ser um grande aliado, um diferenciador no dia a dia das empresas.

O uso da TI na composição da estrutura organizacional, na gestão e na governança já é uma realidade, muito presente nas empresas. Os sistemas hoje utilizados pelas empresas e organizações de forma geral vão muito além dos chamados sistemas de gestão, os famosos “ERPs”. As organizações têm sistemas mais amplos e completos que incluem a gestão, de sua estrutura societária bem como operacional, que permitem uma visualização clara do modelo, da forma e da dinâmica de gestão funcional e de responsabilidades e, inclusive, permitindo um claro entendimento de sua governança. Toda essa estrutura se conjuga com os sistemas de controle contínuo e recorrente de custos e resultados, por departamento ou unidade de negócios, ou seja, por toda a organização.

Essa estrutura organizacional, modelo de gestão e governança, bem como o controle contínuo e recorrente de custos e resultados deveria se conjugar de forma harmônica, dinâmica e efetiva entre si. Também toda essa estrutura é o chamado processo operacional dentro de uma empresa e deveria ser o elo de ligação entre a estratégia e as pessoas. Mas como saber se toda a estrutura e processos operacionais estão funcionando bem, de forma apropriada, e, acima de tudo, efetivamente?

Nada melhor do que um bom controle Ou melhor, uma boa “estrutura de controle interno”. E aqui vale lembrar uma boa definição de Controle Interno, bem como seus três objetivos, pois sabemos que “controle interno” pode significar diferentes coisas para diferentes pessoas.

Definição: controle interno é [amplamente definido como] um processo, conduzido pela estrutura de governança, administração e outros profissionais da entidade, e desenvolvido [concebido] para proporcionar segurança razoável com respeito à realização [relacionada com o atingimento] dos objetivos relacionados a operações, divulgação e conformidade.

Os três objetivos do controle interno, são identificados como: 

Operacional – Esses objetivos relacionam-se à efetividade e à eficiência das operações da entidade, incluindo as metas de desempenho operacional e financeiro, e a salvaguarda dos ativos contra perdas.

Divulgação – Esses objetivos relacionam-se à divulgações financeiras e não financeiras, internas e externas, podendo abranger os requisitos de confiabilidade, tempestividade, transparência ou outros termos estabelecidos pelas autoridades reguladoras, órgãos normatizadores, ou às políticas da própria entidade.

Conformidade – Esses objetivos relacionam-se a aderência [ao cumprimento] às leis e regulamentos aos quais a entidade está sujeita.

E aqui é que acredito, entra a conexão fundamental de TI para as organizações. Os sistemas de TI são fundamentais para assegurar que toda estrutura e processos operacionais estejam funcionando bem, de forma apropriada, e, acima de tudo, efetivamente. Obviamente, esses sistemas devem estar pautados em uma estrutura de controles internos concebida e testada.

Então, porque não promover uma revisão geral dos controles internos de sua organização nesta virada de ano? Com tanta evolução nos recursos de tecnologia da informação, será que estamos usando todos os recursos disponíveis para gestão de cada um dos nossos objetivos?

Depois de um longo período de tantas dificuldades econômicas, e com um alento para um eventual início de recuperação da economia a partir de 2017, não seria bom estar com as estruturas e os processo em dia, preparados para as oportunidades?

Quando foi a última vez que foi feita uma revisão geral de controles internos na sua organização? Quando foi feita uma revisão geral de todos os sistemas de TI em uso, seus objetivos e resultados que cada um está propiciando?

Não importa o tamanho de sua organização, é sempre bom lembrar que os processos estabelecidos, os controles internos implementados e os sistemas de TI em uso, são fundamentais para uma operação efetiva dos negócios, ainda mais com a economia prestes a uma retomada.

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